Drukner du i papir på jobben?

Drukner du i papir på jobben?

Ønsker du å ta tilbake kontrollen over arbeidet – prøv et digitalt rapporteringssystem!

Når du drukner i papir. Ta i bruk SmartDok

Kjenner du deg igjen? Vokser dungen med papir i rekordfart? Ta i bruk SmartDok for å ta tilbake kontrollen.

Vokser dungen med papir kjappere enn byggeprosjektet ditt? Da er det på høy tid å ta tilbake kontrollen!

Om du kjenner deg igjen i bildet over bør alle alarmklokker ringe. Da er det på høy tid å se på dine rutiner og lete etter et rapporteringssystem som kan erstatte den endeløse papirmøllen av RUH-skjema (rapport uønsket hendelse), sjekklister, timelister, serviceoversikt og fakturagrunnlag. Løsningen er ofte å ta i bruk et digitalt skybasert system som gjør jobben betydelig enklere for både administrasjon og de som jobber ute i feltet.

Prøv Norges mest brukte rapporterings-løsning for bygg- og anleggsbransjen

Hva blir enklere?

Tenk deg å jobbe på et kontor der ansatte kommer daglig eller ukentlig innom med nye permer fulle av RUH-rapporter, timelister eller liknende. Effektiviteten og motivasjonen vil antakelig synke i takt med hvert eneste ark som behandles. Men heldigvis finnes det medisin mot papirinfeksjonen på kontoret; SmartDok er bygg- og anleggsbransjens mest brukte rapporteringssystem og har siden 2005 gjort hverdagen enklere for de som jobber med HMS, lønn og andre administrative oppgaver. Kort sagt; Bort med rotet – inn med SmartDok.

HMS, RUH og SJA

Arbeidet med Helse, miljø og sikkerhet kan for mange bedrifter være en skikkelig verkebyll, ikke fordi det ikke oppleves som viktig, men på grunn av alle kravene til dokumentasjon. Sitter du som HMS-ansvarlig på jobb og mottar RUH, SJA og diverse sjekklister via papir, så er det kanskje ikke uten grunn at du ønsker å bli usynlig når nye avvikskjema bæres inne på kontorpulten din for videre behandling. Dessverre er det fortsatt mange som tror at løsningen ligger i et kaotisk excel-dokument som på mystisk vis skal få orden på kaoset.

Dersom du virkelig ønsker å ta HMS på alvor så går du til anskaffelse av et digitalt rapporteringssystem – som SmartDok.

– Vi bruker HMS/KS modulen i SmartDok. Der har vi blant annet laget HMS rapporter, RUH, SJA i digitale skjemaer. Denne skjemamodulen er veldig nyttig for oss, sier prosjektsjef i Bergen Bydrift, Trond Hjelmeland.

– Vi har digitalisert alle skjema som tidligere har vært naturlig å føre via papir. Alt føres via en App (SmartDok) på mobiltelefonen og PC. Bildedokumentasjon fra prosjektene blir også kanalisert gjennom denne modulen, avslører Hjelmeland.

8  grunner til hvorfor du bør bruke SmartDok i ditt HMS-arbeid?

  1. Bruk mobilen til å sende inn rapporter om uønskede hendelser, sjekklister, etc.
  2. Fotodokumentasjon. Legg ved bilder i sjekklistene dine
  3. Du kan tegne og forklare på bildene før du sender dem inn med sjekklisten /RUH-skjemaet
  4. Den nye skjemabyggeren gjør det superenklet å lage skjema og sjekklister
  5. I SmartDok kan du bygge og tilpasse skjema til din virksomhet
  6. Alle skjemaer kan knyttes direkte til prosjektet eller til maskiner
  7. Du kan enkelt dokumentere feil/avvik mens du arbeider med GPS-sporbare bilder
  8. Revisjonhåndtering og historikk på opprettede skjemaer er mulig med SmartDok

Les mer om SmartDok

Full kontroll - oversikt - og et kontor en kan leve med

Når du har fått ut dungen med papir og har igjen fått kontroll over eget domene inne på ditt kontor. Takket være et digitalt rapporteringssystem

Tid er penger

Bruker dine ansatte mye tid på å registrerer timer på notatlapper, manuelle timelister eller excelark? Bruk av et digitalt rapporteringssystem på mobilen gir betydelige tidsbesparelser for dine ansatte. Tiden og rotet som går med til å føre manuelle timelister og annen type rapportering kan brukes til mer produktivt arbeid.

Det sies at det tar mellom fem til ti minutter for administrasjonen å attestere bare en ansattes timelister, og en tør nesten ikke tenke på hvor lang tid avvikbehandling på papir tar. Et digitalt dokumentasjonssystem automatiserer mye av operasjonene for å spare tid, slik at teamet ditt kan bruke tiden på bygging og produksjon istedet for papirarbeid.

– Vi jobber mer effektivt, det forenkler lønnsutbetaling, samt bedres dokumentasjonen i forhold til fakturering, sier Karin Sønvisen Bakken i Gøran Romsdal AS.

– SmartDok forenkler hverdagen. Vi har sentral lønnskjøring og det fungerer utmerket når alle data er på nett, sier Ståle Sæther i Consto om de administrative fordelene med systemet.

Fra papir til digitalt

Å ta steget fra å føre timersjekklister og maskintimer på papir til å føre digitalt trenger ikke være så veldig omfattende. Kanonaden AB i Sverige er an av mange anleggsfirma som de siste årene har tatt steget ut og gått til anskaffelse av et digitalt system.

– Vi hadde tidligere et penn- og papirsystem der ansatte registrerte manuelle timelister, noe som krevde enormt mye administrasjon, samt at vi savnet sporbarheten. Du kan tenke deg når vi får inn flere forskjellige typer lister fra en og samme ansatt, så betyr det mye unødvendig administrasjon for oss, og ikke minst mye å holde orden på for den ansatte, sier HR-Manager Sarah Hektor hos Kanonaden.

– Før SmartDok benyttet vi oss av transportlister og timelister for å samle inn data til prosjektrapportering og lønn. Disse listene skulle så leveres inn fra den ansatte til nærmeste arbeidsleder, for så og bli levert inn til kontoret hver uke. Det ble da åtte separate lister for hver ansatt i måneden, og selvsagt en stor mengde administrasjon for å ekspedere disse, forteller Sarah.

Altså over 1000 timelister pr. måned å holde styr på for Kanonaden!

Den digitale timerapporteringen fører med seg mindre avvik og et tettere forhold til egne timeføringer for selskapet.

– Med SmartDok er timene synlige direkte for alle ansatte, og det finnes ingen risiko for at timelister havner hos en arbeidsleder som kan glemme og levere listene videre. Man kan fylle inn data når som helst, og en trenger ikke papirblokker liggende på arbeidsplassen, sier hun.

papir

Bort med papiret – inn med SmartDok!

By | 2018-06-12T14:35:21+00:00 juni 1st, 2018|Digitale løsninger, HMS, Skjema/bilde, Timeregistrering|