Hvorfor rapporterer vi avvik og hva er god rapporteringskultur?

Ulykke på arbeidsplass

Alle avvik, nestenulykker, ulykker m.m. som er registrert, bør inngå som en del av statistikken og dokumentasjonen som danner grunnlaget for risikovurderingene i virksomheten.

Man bør rapportere inn alle avvik, nestenulykker, uønskede hendelser, ulykker m.m. for å lære av hendelsene og unngå at det gjentar seg.

Et rapporteringssystem vil bidra til å avdekke områder som har forbedringspotensial og lette prioriteringer for tiltak. Ved å implementere et rapporteringssystem for uønskede hendelser og avvik kan hele prosessen rundt forbedringsarbeidet gjøres mer effektiv, i tillegg til å imøtekomme myndighetskrav angående dokumentasjon.

Hvorfor rapporterer vi?

  • Det er lovpålagt – Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter § 5-7 Innholdet i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Krav til dokumentasjon
  • Alle har plikt til å melde fra om avvik eller mangler på arbeidsplassen
  • Fremmer god sikkerhetskultur og arbeidstakermedvirkning
  • Rapportering, behandling, oppfølging og erfaringsoverføring av avvik, nestenulykker, uønskede hendelser/ulykker og forbedringsforslag – er en sentral del av en virksomhets kontinuerlige forbedringsarbeid

Det er oftest opp til linjeledelsen å planlegge tiltak og gjennomføre prioriteringer. Ved at alle i virksomheten er med på å rapportere, så har en muligheten til å etablere statistikk, dokumentasjon og konstatere fakta. På den måten kan det viktige HMS-arbeidet styres i ønsket retning, og etter målsetting.

Proaktiv rapportering – nestenulykker

Be om demo på SmartDok sitt HMS-system
bildefunksjonen i SmartDok nå med vegreferanse

Bildedokumentasjon i SmartDok er en viktig funksjon. En kan også tegne og forklare på bildene som sendes inn.

Ulykker og nestenulykker skyldes ofte samme typer risikoadferd. Fordi nestenulykker skjer hyppigere enn ulykker, er det mulig å avdekke årsaksfaktorer tidligere, og på den måten forebygge ulykker før de skjer. Som igjen vil bidra til å sette fokus på forbedringer og risikoreduserende tiltak på et tidligere tidspunkt og dermed øke sikkerheten.

Det er derfor viktig at ansatte blir stimulert til å rapportere inn nestenulykker på lik linje med ulykker.

God rapporteringskultur

Det er utrolig bra hvis man får etablert en god kultur for å melde inn avvik og forbedringsforslag.

For å oppnå dette og at systemet skal fungere, må arbeidsgiveren legge til rette for en HMS- og rapporteringskultur der det ikke bare er godtatt, men forventet, at alle ansatte på alle nivå melder fra om avvik, nestenulykker, ulykker m.m.. I tillegg må ansatte kunne være trygge på at arbeidsgiveren faktisk følger opp det som meldes inn og håndterer dem seriøst.

Løsningen for å kunne rapportere bør også være brukervennlig, slik at terskelen for å rapportere inn blir så lav og enkel som mulig.

Rapportering -> Risikovurdering

Be om demo på SmartDoks HMS Pro
HMS avvikskjema avvik smartdok

Å kunne registrere avvik via mobiltelefon rett etter hendelsen vil være med på å heve HMS arbeidet i bedriften betydelig.

Alle avvik, nestenulykker, ulykker m.m. som er registrert, bør inngå som en del av statistikken og dokumentasjonen som danner grunnlaget for risikovurderingene i virksomheten.
Ved å bruke denne statistikken og dokumentasjonen, så har man sannsynligheten og konsekvensene fra de innrapporterte hendelsene i risikovurderingene.

Definisjoner – Noen eksempler

  • Avvik er manglende etterlevelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov, egne prosedyrer o.l.
  • Nestenulykke er en uønsket hendelse som under andre omstendigheter kunne ha resultert i personskade, skade på bygninger, kjøretøy, utstyr o.l. og/eller miljø
  • Ulykke er en uønsket hendelse som fører til personskade, skade på bygninger, kjøretøy, utstyr o.l. og/eller miljø
  • Annet kan brukes når man ønsker å rapportere noe som ikke passer inn under de ovennevnte kategoriene.
  • Forbedringer Kan være forslag som gjør at arbeidet kan gjøres på en sikrere måte, rimeligere, mer miljøvennlig

Workshop

  • Hvor mange har rapportert et avvik, nestenulykke, forbedringsforslag eller lignende den siste uken?
  • Blir dette fulgt opp og delt/erfaringsoverført i virksomheten?
  • Hva fungerer bra og hva kan bli bedre?
Se hvordan en registrerer RUH i SmartDok
Byggeplass dokumentere via app

Det er utrolig bra hvis man får etablert en god kultur for å melde inn avvik og forbedringsforslag.