Mindre administrasjon og bedre oppfølging av prosjekter med SmartDok

Kanonaden Entreprenad AB opplever at bruk av SmartDok fører til mindre administrasjon, samt bedre og tettere oppfølging av prosjektene.

En totalstasjon eller elektronisk takymeter hos kanonaden

Simon Åberg opererer Leica’en, en totalstasjon eller elektronisk takymeter som det også kalles. Åberg fører timer i SmartDok hver dag og forenkler dermed dagen både for administrasjonen og seg selv. Foto: Lasse Sørnes.

Kanonaden er et bygg- og anleggsfirma som har som oppgave å være kostnadseffektiv i alle deler av byggeprosessen.

– Vi er et pålitelig, fleksible og et effektivt byggefirma som også innehar kompetansen til å gjennomføre større og mer komplekse prosjekter, sier HR-Manager Sarah Hektor hos Kanonaden.

Kanonaden har i dag 180 ansatte og utfører tradisjonelt anleggsarbeid, men har også spesialisert seg på oppgaver knyttet til utbygging av energianlegg i form av fjernvarme, kabelføring , varmekraftverk og vindturbiner.

For å kunne leve opp til forventningene har Kanonaden gått til anskaffelse av et digitalt dokumentasjonssystem.

Perfekt fra et HR perspektiv

SmartDok er et meget enkelt system å bruke, og det er enkelt å søke i historikken, noe som er viktig for oss som arbeider med HR, ledelse eller administrasjon, sier Sarah.

At Kanonaden er allsidig og utfører mange forskjellige oppdrag betyr også at de skaper merverdi for sine kunder og seg selv. For Sarah Hektor betyr denne allsidigheten også en betydelig del administrasjon for å holde styr på alle prosjektene, men med hjelp av SmartDok har jobben blitt overkommelig og motiverende.

– Det er enkelt å følge opp hvor alle ansatte befinner seg, hva de jobber med, og hva de gjør. En del av våre ansatte flyttes mellom ulike arbeidsledere og med SmartDok kan jeg enkelt følge med hvor den ansatte har vært mest deltakende og hvem som til hver tid er nærmeste arbeidsleder for den ansatte. Fravær kan også følges opp direkte, forteller hun.

Sarah Hektor Kanonaden på byggeplass Kanonaden

HR-Manager Sarah Hektor i Kanonaden er klar på at selskapet sparer enormt mye administrasjon med bruk av SmartDok. Foto: Lasse Sørnes.

Fra papir til digitalt

Å ta steget fra å føre timer, sjekklister og maskintimer på papir til å føre digitalt trenger ikke være så veldig omfattende. SmartDok har nå lansert en E-læringsmodul som hjelper deg igang. Kanonaden hadde ikke denne modulen tilgjengelig da de tok i bruk SmartDok tilbake i 2014. Sarah Hektor savner ikke tiden med papir og penn.

– Vi hadde tidligere et penn- og papirsystem der ansatte registrerte manuelle timelister, noe som krevde enormt mye administrasjon, samt at vi savnet sporbarheten. Du kan tenke deg når vi får inn flere forskjellige typer lister fra en og samme ansatt, så betyr det mye unødvendig administrasjon for oss, og ikke minst mye å holde orden på for den ansatte, sier Sarah.

– Våre ansatte er spredt på prosjekter rundt i Sør-Sverige. Før SmartDok benyttet vi oss av transportlister og timelister for å samle inn data til prosjektrapportering og lønn. Disse listene skulle så leveres inn fra den ansatte til nærmeste arbeidsleder, for så og bli levert inn til kontoret hver uke. Det ble da åtte separate lister for hver ansatt i måneden, og selvsagt en stor mengde administrasjon for å ekspedere disse, forteller Sarah.

Altså over 1000 timelister pr. måned å holde styr på for Kanonaden.

Kom i gang med digital timeregistrering

Å ta i bruk SmartDok var enkelt, det som var utfordringen var mer å ta i bruk ny teknologi.

– Da vi anskaffet oss et digitalt systemet for timeregistering så innebar dette også en investering i ny teknologi, da ikke alle ansatte hadde en Android eller iPhone fra før av. En del av våre ansatte hadde ikke hatt en slik telefon før, og opplevde noen utfordringer med overgangen fra å bruke en “dum-telefon” til å gå over til en smarttelefon.

– Selve innføringen av Smartdok var aldri noe problem, og det er samtidig lett og innføre nye ansatte i systemet, sier Sarah videre.

Den digitale timerapporteringen fører med seg mindre avvik og et tettere forhold til egne timeføringer.

– Med SmartDok er timene synlige direkte for alle ansatte, og det finnes ingen risiko for at timelister havner hos en arbeidsleder som kan glemme og levere listene videre. Man kan fylle inn data når som helst, og en trenger ikke papirblokker liggende på arbeidsplassen, sier hun.

Kanonaden jobber med andre ord effektivt.

Gravemaskin Kanonaden

Peter Thuresson i gravemaskinen gir tommelen opp for arbeidet som blir utført. Foto: Lasse Sørnes.

Mye verdi i mindre administrasjon

Sara Hektor er klar på hva som gir mest verdi for Kanonaden.

– Det som gir oss mest verdi er måten vi sparer administrasjon på i alle ledd, og muligheten til å følge opp hvert prosjekt, og de ansattes nærhet til et hvert prosjekt, forteller Sarah.

– I dag er SmartDok vårt grunnlag for informasjon til prosjektet, fakturering, lønn og godtgjørelse. Så SmartDok er et utrolig viktig system for oss, slår hun fast.

– Tenk bare på internfaktureringen som i dag har et etterslep på en måned, noe som igjen betyr at arbeidslederne våre må vente en måned med å få kostnadene synlige i vårt økonomisystem. Men med SmartDok kan de nå se timene, og kan enkelt få en oversikt over kostnadene når de vil.

En annen positiv effekt Kanonaden nå opplever minimalt med dobbel bokføring.

Gravemaskin graver rundkjøring Kanonaden

Kanonaden lager en rundkjøring i Tranås. Foto: Lasse Sørnes

AF-gruppen på plass

AF Gruppen har inngått en intensjonsavtale med Kanonaden Entreprenad AB med den hensikt å kjøpe 70 prosent av aksjene i selskapet.

Når et selskap så store som AF Gruppen viser stor interesse må det jo være et tegn på dere gjør det veldig bra?

– Ja det må vi bare kunne si oss enige i. AF Gruppen kjøper et selskap med engasjerte og prosjektfokuserte ansatte, en sterk merkevare med et stabilt marked og et selskap som har vist en god fortjeneste gjennom mange år, Sier til Sarah Slutt.

2017-03-14T13:22:20+00:00 13.12.2016|Categories: Timeregistrering|Tags: |