Som kunde av Skoppum Grunnarbeid kan du stole på at timer og vareforbruk er helt korrekt.

Takket være gode rutiner og bruk av SmartDok sørger selskapet for at din faktura ikke kommer med noen overraskelser.

Skoppum Grunnarbeid er et firma på 25 ansatte som i hovedsak driver med graving, transport, betong, anleggsgartnerarbeid, trefelling, murerarbeid og fjellsikring.

– Vi utfører både store og små oppdrag for privat, bedrift, stat og kommune i hovedsak i Vestfolds kommuner, men vi beveger oss også utenfor fylkesgrensene for å gjøre oppdrag, sier daglig leder Vidar Solberg

Allsidighet er en styrke

Noe som virkelig gjør at Skoppum Grunnarbeid skiller seg ut er allsidigheten.

– Vi er ikke et kjempestort selskap, men vi er meget allsidige, noe som også gjenspeiler våre ansatte og våre oppdrag, sier Vidar.

Kan du gi oss et eksempel på hva dere akkurat nå driver med?

– Nå om vinteren blir det mest brøyting og fjellarbeid. Vi har akkurat ferdigstilt et oppdrag med vann og avløp til 7 husstander. I tillegg til dette forbereder vi oss på oppstart av et lite parkeringshus. Utenom dette arbeider vi med en rekke småjobber som vann og avløp, hyttetomter, tilbygg, nevner Vidar i fleng.

Men selv om en ikke er et stort firma med flere hundre ansatte og i gang med milliardprosjekter, så er det uansett en stor utfordring å få full kontroll over egne utgifter. Vidar Solberg fant sin hjelp i et digitalt datafangstsystem.

– Vi oppdaget SmartDok gjennom en annonse i et anleggsmagasin, og fikk samtidig noen gode innspill hos noen av våre ansatte som hadde brukt systemet før, sier Vidar om hvordan han kom i gang med systemet.

Fikk kontroll på timebruken og materiellet

Skoppum Grunnarbeid var før en racer på bruk av penn og papirbaserte timelister. Nå noen år etter at selskapet tok i bruk et digitalt timeføringssystem har en oppdaget hvor mye en gikk glipp av.

– Vi har nå en bedre kontroll med å få ført alt materiell og timelister i SmartDok enn vi hadde på de papirskrevne listene, sier han.

Spesielt er det ekstremt mye å tjene på minimere avvikene. Dette har Skoppum klart ved hjelp av god oppfølging, gode rutiner og ved bruk av SmartDok.

– Vi kan nå sjekke hver morgen hva som er oppført i SmartDok dagen før. Ser vi at timer og materiell har blitt glemt ringer vi til de ansatte dette gjelder og får rettet på eventuelle mangler og feil. Dette krever noe bedre oppfølging ute, men at det lønner seg er helt sikkert.

– Vi tenker med skrekk og gru på hva som har blitt «glemt» og utelatt når vi brukte papir og penn, og kontrollerte hver 14. dag. Det er nå slik at en bør ta tak i forbruk av materiell mens det er «varmt» i stedet for begynne å gjette to uker senere, noe som også kan føre til at en både glemmer eller legger til for mye. Jeg tør nesten ikke tenke på avvikene før vi tok i bruk systemet, sier Vidar om tiden uten et digitalt hjelpemiddel.

Fakturakontroll

Når timelister, maskintimer og varelister er vanskelig å lese er det ikke lett å få til en korrekt fakturering.

– SmartDok hjelper oss med faktureringen. Før var det et enormt pes med å få inn listene, som i tillegg så ut til å ha vært skrevet av leger, forklarer Vidar.

Ved å bruke timeføring i SmartDok vil det alltid være lett å lese av forbruket av timer og varer.

– Dersom SmartDok er korrekt utfylt, kan vi benytte rapportene som vedlegg til faktura og unngår dermed å føre inn dette på egne leveringsseddeler. En ganske tidsbesparende faktor for oss, kan han fortelle.

At Skoppum Grunnarbeid har kontroll på tidsbruken, maskiner og vareforbruk kommer selvsagt deres kunder til gode.

– Kunden vil sitte igjen med et korrekt grunnlag av hvilket arbeid vi har gjort, og en oversikt over korrekt bruk av varer. Ingen kunder ønsker at fakturaen ikke gjenspeiler hva som er gjort og brukt, sier han.

– Man kan si at vareforbruket fungerer som et prosjektregnskap for oss.

Etter endt prosjekt kan Skoppum via systemet skaffe seg en fullstendig oversikt, og ikke minst skaffe seg enda mer erfaring og lærdom til neste prosjekt.

– Dokumentasjon i form av bilder, endringsmeldinger og avviksskjemaer er også en faktor som vi har hatt god nytte av. Våre ansatte mener SmartDok er enklere i bruk til disse tingene enn det øvrige styringssystemet vi benytter til IKT og prosjektdokumentering til større oppdrag, sier Vidar.

Takker Oslokontoret

Vidar ønsker også å trekke fram god support fra Oslokontoret siden de tok i bruk systemet. SmartDok har kontor på Lysaker i Oslo.

– Preben har vært veldig hjelpsom og flink. Det viktigste er selvsagt å lære seg systemet selv, men Oslokontoret har vært lette å få tak i, og flinke til å hjelpe oss om det skulle være noe, sier han til slutt.

Ønsker du å høre hva Smartdok kan gjøre for deg?